Cooperativas - vamos juntos

 

119 – semana – 25/05/09

 

Funcionamento do Conselho Fiscal

 

O Conselho Fiscal, órgão que tem delegação dos cooperantes, da Assembléia Geral de associados, para acompanhar a condução dos negócios da cooperativa, é estabelecido por Lei e é o digno representante dos donos da cooperativa, os cooperantes.

Para que ele possa executar bem o seu papel, necessita de condições adequadas, para verificar toda a movimentação da cooperativa, são, no mínimo, os documentos :

1. Legais

• Lei n.º 5.764/71;

• Estatuto da Sociedade;

Resoluções da OCB;

• Regimento interno, regulamentos sobre atividades regulamentadas da cooperativa.

 

2. Estrutura administrativa:

 

• Estrutura organizacional;

• Definições de atribuições e competência;

• operações fluxos e rotinas;

 

Normas e instruções de serviços;

• Regimento interno funcional.

• Atas de reuniões do Conselho Fiscal;

• Atas de reuniões do Conselho de Administração;

 

• Ofícios recebidos e emitidos;

• Relatórios de atividades;

• Pareceres do Conselho Fiscal;

• Relatórios de Auditoria.

• Documentos Administrativos:

• Relatórios;

• Informações;

• Planilhas;

• Demonstrativos de patrimônio, responsabilidades, caixa, bancos, etc

• Outros.

 

. Documentos Contábeis relativos:

• Compras;

• Vendas;

• Prestação de serviços;

• Pagamentos;

• Recebimentos.

 

Estes documentos são legais e obrigatórios.

• As compras são acompanhadas de nota fiscal, devidamente preenchida com .o nome da cooperativa, seu endereço, seu CNPJ e se tiver, o número da inscrição estadual.

• As vendas de mercadorias, bens ou produtos deverão ser sempre acompanhados nota fiscal.

• A prestação de serviço, seja a cooperativa a prestadora ou usuária do mesmo,deve ser acompanhada de nota fiscal.

• O profissional autônomo que não tem empresa constituída deve ser pago com recibo de pagamento a autônomo (RPA)

• Pagamentos são resultantes de compras, de prestação de serviços

ou de ressarcimento de despesas. São poucos os documentos aceitos pelo conhecidos como recibos; táxi e aluguel.

• É de competência do Conselho Fiscal, verificar e aferir todos os documentos que representem os negócios da cooperativa.

 

Atividades e ocorrências

 

O registro das atividades executadas, das ocorrências,dos erros, os desvios de procedimentos, bem como as orientações e as sugestões devem ser registradas de acordo com sua relevância. O registro será forma de relatório que documenta o conteúdo de uma ata. Importante salientar que o relatório é impessoal por parte de quem o relata. Não deve constar a identificação do Conselheiro Fiscal que apurou o fato, pois o relatório é de responsabilidades de todos os componentes do Conselho Fiscal.

Início dos trabalhos

 

Em sua primeira reunião o Conselho Fiscal deve eleger um coordenador e um secretário, em seguida deverá deverá programar suas atividades,serem desenvolvidas durante o ano. Ao fazer essa abordagem, o Conselho Fiscal já conhece as operações da sociedade cooperativa.

O Conselho Fiscal pode ainda contar com apoio de auditorias interna e externa que o auxiliam em sua tarefa.

É de suma importância tomar conhecimento das instruções, normas, procedimentos operacionais da cooperativa e das atas dos Conselhos Fiscais e Administrativos anteriores. De posse dessas informações, o Conselho Fiscal tem condições de elaborar o seu planejamento anual.

Do planejamento devem constar, necessariamente, além das atividades constantes no Estatuto Social e na Resolução 005/009, da OCB, os seguintes assuntos/negócios:

a) Acompanhamento e cobrança dos planejamentos Estratégico e Orçamentário da Cooperativa;

b) Acompanhamento e cobrança do Programa de Autogestão;

c) Verificação e controle do aporte de recursos e investimentos;

d) Política de produção e de comercialização;

e) Verificação e aferição dos contratos celebrados entre a cooperativa  clientes, fornecedores e instituições financeiras;

f) Nível de comprometimento e de participação do Quadro Social;

g) Política social da cooperativa;

h) Participação em reuniões de Diretoria;

i) Relatórios de auditoria e contabilidade.

O planejamento deverá ser formal e objetivo, estabelecendo a data, o conteúdo e o objetivo do mesmo.

 

O relatório deve registrar clara e objetivamente o que aconteceu. Os fatos e documentação.

O Conselho Fiscal tem um livro próprio para registro de suas atas que serão digitadas, coladas no livro, rubricas, assinadas e numerada, de moda a garantir sua integridade e inviolabilidade.

 

 

118- semana- 18/05/09

 

 

A nossa cooperativa está funcionando, temos plano de trabalho, temos controles financeiros, etc. mas a Lei diz:

Art. 56 A administração da sociedade será fiscalizada, assídua e minuciosamente, por um Conselho Fiscal, constituído de 3 (três) membros efetivos e 3 (três) suplentes, todos associados eleitos anualmente pela Assembléia Geral, sendo permitida apenas a reeleição de 1/3 (um terço) dos seus componentes.

 

 

§ 1º Não podem fazer parte do Conselho Fiscal, além dos inelegíveis enumerados no art. 51, os parentes dos diretores até 2º (segundo) grau, em linha reta ou colateral, bem como os parentes entre si até esse grau.

 

§ 2º O associado não pode exercer cumulativamente cargos nos órgãos de administração e de fiscalização.

 

O estatuto diz:

 

DO CONSELHO FISCAL

 

 

Art. 55 - Os negócios e atividades da COOPITA serão fiscalizados assídua e minuciosamente por um Conselho Fiscal, constituído de 3 (três) membros efetivos e 3 (três) suplentes, todos cooperantes, eleitos anualmente pela Assembléia Geral, sendo permitida a reeleição de apenas 1/3 (um terço) dos seus componentes.

§ 1º - Não podem fazer parte do Conselho Fiscal, além dos inelegíveis enumerados no artigo 43 deste estatuto, os parentes dos Conselheiros de Administração até 2° (segundo) grau, em linha reta ou colateral, bem como os parentes entre si até esse grau.

§ 2º - Os cooperantes não podem exercer cumulativamente cargos nos Conselhos de Administração, Fiscal e, se houver, de Ética.

Art. 56 - O Conselho Fiscal reúne-se, ordinariamente, uma vez por mês e, extraordinariamente, sempre que necessário, com a participação de 3 (três) dos seus membros.

§ 1º - Em sua primeira reunião, os conselheiros escolherão, entre si, um secretário para a lavratura de atas e um coordenador, este incumbido de convocar e dirigir as reuniões.

§ 2º - As reuniões do Conselho Fiscal poderão ser convocadas, ainda, por qualquer de seus membros, por solicitação da Diretoria ou da Assembléia Geral.

§ 3º - Na ausência do Coordenador será escolhido um substituto, na ocasião, para dirigir os trabalhos.

§ 4º - As deliberações serão tomadas por maioria simples de votos e constarão de ata, lavrada em livro próprio, lida, aprovada e assinada ao final dos trabalhos de cada reunião, por 3 (três) conselheiros presentes, indicados pela Assembléia Geral.

Art. 57 - Ocorrendo três ou mais vagas no Conselho Fiscal ou no Conselho de Ética, a Diretoria determinará a convocação da Assembléia Geral para eleger substitutos.

Art. 58 - Compete ao Conselho Fiscal exercer assídua fiscalização sobre as operações, atividades e serviços da COOPITA, examinando livros, contas e documentos, cabendo-lhe entre outras, as seguintes atribuições:

a)conferir, mensalmente, o saldo do numerário existente em caixa, verificando, inclusive, se o mesmo está dentro dos limites estabelecidos pela Diretoria;

b) verificar se os extratos de contas bancárias conferem com a escrituração da COOPITA;

c) examinar se o montante das despesas e inversões realizadas estão de conformidade com os planos e decisões da Diretoria;

d) verificar se as operações realizadas e serviços prestados correspondem em volume, qualidade e valor às conveniências econômico-financeiras da COOPITA;

e) certificar-se se a Diretoria vem se reunindo regularmente e se existem cargos vagos na sua composição;

f) averiguar se existem reclamações dos cooperantes quanto aos serviços prestados;

g) inteirar-se se o recebimento dos créditos é feito com regularidade e se os compromissos sociais são atendidos com pontualidade;

h) averiguar se há problemas com empregados;

i) certificar-se se há exigências ou deveres a cumprir junto a autoridades fiscais, trabalhistas ou administrativas e quanto aos órgãos do Cooperativismo;

j) averiguar se os estoques de materiais, equipamentos e outros estão corretos, bem como se os inventários periódicos ou anuais são feitos com observância das regras próprias;

k) examinar os balancetes e outros demonstrativos mensais, o balanço e o relatório anual da Diretoria, emitindo parecer sobre estes para a Assembléia Geral;

l) dar conhecimento à Diretoria das conclusões dos seus trabalhos, denunciando a este, à Assembléia Geral e à OCEMG-SINDICATO E ORGANIZAÇÃO DAS COOPERATIVAS DO ESTADO DE MINAS GERAIS, as irregularidades constatadas e convocar Assembléia Geral;

m) convocar Assembléia Geral, quando a Diretoria se negar a convocá-la;

n) conduzir o processo eleitoral, coordenando os trabalho de eleição, proclamação e posse dos eleitos, fiscalizando também o cumprimento do estatuto, Regimento Interno, Resoluções, Decisões de Assembléia Geral e da Diretoria.

§ 1º - Para o desempenho de suas funções, terá o Conselho Fiscal acesso a quaisquer livros, contas e documentos referentes, a empregados, a cooperantes e outros, independente de autorização prévia da Diretoria.

§ 2º - Poderá o Conselho Fiscal ainda, com anuência da Diretoria e com autorização da Assembléia Geral, contratar o necessário assessoramento técnico especializado, correndo as despesas por conta da COOPITA.

 

 

117- semana- 11/05/09
 

 

Por exemplo o Manual de Crédito Rural do BACEN diz:

 

TÍTULO : CRÉDITO RURAL

CAPÍTULO : Créditos a Cooperativas - 5

SEÇÃO : Integralização de Cotas-Partes - 3 ________________________________________________________________________________________________

 

1 - Admite-se a concessão de crédito a cooperativa como financiamento da integralização de cotas-partes do capital social.

 

2 - Os recursos provenientes do crédito podem ser aplicados em capital de giro, custeio, investimento ou saneamento financeiro.

 

3 - Para formalização do crédito exige-se:

a) documento comprobatório da autorização para aumento de capital;

b) orçamento de aplicação dos recursos, quando prevista sua utilização em custeio, investimento ou saneamento financeiro;

c) declaração da cooperativa de que não recebeu empréstimo de outra instituição financeira com base nas mesmas receitas, informando a eventual existência de débito anterior referente a aumento de capital. (*)

 

4 - O crédito pode processar-se mediante:

a) antecipação de recursos à própria cooperativa, por conta dos débitos de associados relativos a subscrições efetuadas;

b) repasse pela cooperativa, destinando-se os sub -empréstimos ao pagamento das subscrições dos associados.

 

5 - O crédito pode ser utilizado de uma só vez ou em parcelas, segundo o cronograma de uso dos recursos.

 

6 - O crédito para integralização de cotas-partes mediante antecipação de recursos à própria cooperativa subordina-se às seguintes condições especiais:

a) no ato da subscrição, deve a cooperativa exigir do associado a emissão de notas promissórias, com valor e vencimento igual ao das parcelas estipuladas no esquema de integralização;

b) as notas promissórias devem ser dadas ao financiador em caução;

c) para utilização dos recursos, a cooperativa deve apresentar ao financiador, de uma só vez ou à medida das liberações, relação dos subscritores das cotas a integralizar, com desdobramento dos prazos e parcelas; (*)

d) à data da utilização dos recursos, cumpre à cooperativa contabilizar a integralização do capital, baixando a responsabilidade dos cooperados como devedores de cotas-partes e inscrevendo-os como devedores em conta-corrente;

e) o cronograma de reembolso deve ajustar-se ao vencimento das notas promissórias caucionadas, fixando-se o pagamento das prestações em até 15 (quinze) dias depois.

 

7 - O crédito para integralização de cotas-partes mediante repasse subordina-se às seguintes condições especiais:

a) o empréstimo e os sub-empréstimos devem ser formalizados em cédulas de crédito rural;

b) para utilização dos recursos, a cooperativa deve apresentar ao financiador, de uma só vez ou à medida das liberações, relação dos subscritores das cotas a integralizar, com desdobramento dos prazos e parcelas;

c) à data da utilização dos recursos, cumpre à cooperativa contabilizar a integralização do capital, baixando a responsabilidade dos cooperados como devedores de cotas-partes e inscrevendo-os como devedores por repasse;

d) a forma de pagamento do empréstimo deve ser compatibilizada com o cronograma de reembolso dos sub-empréstimos, de maneira que todas as parcelas recolhidas pelos cooperados se destinem à amortização do débito da cooperativa e o vencimento das prestações não exceda em mais de 15 (quinze) dias o vencimento dos sub-empréstimos;

e) a forma de pagamento dos sub-empréstimos deve ser fixada em obediência ao esquema de integralização previsto no documento aprobatório do aumento de capital, de modo que as prestações tenham valor igual ao de cada integralização devida e o mesmo vencimento.

 

8 - Admitem-se para o financiamento os seguintes prazos, que incluem a carência:

a) até 6 (seis) anos, para a parcela de recursos a ser aplicada em investimento fixo ou saneamento financeiro;

b) até 3 (três) anos, nos demais casos.

 

9 - Cumpre ao financiador exercer a devida fiscalização do empréstimo, observando que:

a) a integralização das cotas e sua adequada contabilização devem ser comprovadas mediante perícia, no prazo de até 15 (quinze) dias de cada liberação;

b) deve-se comprovar rigorosamente a execução do orçamento, no caso de recursos a serem aplicados em custeio, investimento ou saneamento financeiro.

 

10 - O instrumento de crédito deve conter cláusula pela qual seja facultado ao Banco Central do Brasil realizar perícias contábeis para comprovar a integralização das cotas-partes, sempre que entender conveniente.

Circular 1.307, de 30/8/1988

 

 

COOPERATIVA FORTE = COOPERADO FORTE

 

O QUE SOBRA NA COOPERATIVA É DO COOPERADO

 

 

116 – semana – 04/05/09

O estatuto geral mente diz:

 

CAPÍTULO V

   DO CAPITAL

Art. 19 – O capital da COOP, representado por cotas- partes, não terá limite quanto ao máximo e variará conforme o número de cotas- partes subscritas, mas não poderá ser inferior a R$ 4.000,00 (quatro mil reais) .

§ 1^o. –O capital é subdividido em cotas-partes no valor de R$ 1,00 (um real) cada uma, com a subscrição mínima de duzentas cotas-parte por cooperante.

§ 2^o.- A cota-parte é indivisível, intransferível, a não cooperantes, não podendo ser negociada de modo algum, nem dada em garantia, e sua subscrição, integralização, transferência ou restituição será sempre escriturada no livro de matrícula.

§ 3^o–A transferência de cotas-partes entre cooperantes , total ou parcial, será escriturada no livro de matrícula mediante termo que conterá as assinaturas do cedente, do cessionário e do Presidente da COOP.

§ 4^o –O cooperante deve integralizar as cotas-partes à vista, de uma só vez, ou subscreve-las em prestações periódicas, independentemente de chamada, ou por meio de contribuições a serem estabelecidas pela Diretoria.

§ 5^o – Para efeito de integralização de cotas-partes ou de aumento do capital social, poderá a COOPITA receber bens avaliados previamente e após homologação da Assembléia Geral.

§ 6^o. -Nos ajustes periódicos de contas com os cooperantes, a COOP pode incluir parcelas destinadas a integralização de cotas-partes do capital.

§ 7^o. – A COOP poderá distribuir juros de até 12% (doze por cento) ao ano, que serão contados sobre a parte integralizada do capital, se houver sobras.

Art. 20 – O número de cotas-partes do capital social a ser subscrito pelo cooperante, por ocasião de sua admissão, será 200 (duzentas).

 

Podemos, ainda, ter os seguintes casos visando manter o capital da cooperativa atualizado e proporcional ao uso que cada cooperante faz de sua cooperativa:

 

§ 8º - Para efeito de admissão de novos cooperantes ou novas subscrições, a Assembléia Geral atualizará anualmente, com a aprovação de 2/3 (dois terços) dos cooperantes presentes com direito a voto, o valor da quota parte, consoante proposição do Conselho de Administração, respeitados os índices de desvalorização da moeda publicados por entidade oficial do Governo.

 

Art.21 - O número de quotas partes do capital social a ser subscrito pelo cooperante, por ocasião de sua admissão, será variável de acordo com sua produção comprometida na cooperativa, não podendo ser inferior a dez quotas partes ou superior a 1/3 (um terço) do total subscrito.

§ 1º O critério de proporcionalidade entre a produção e a subscrição de quotas partes, referido neste artigo, bem como as formas e os prazos para sua integralização, serão estabelecidos pela Assembléia Geral, com base em proposição do Conselho de Administração que, entre outros, considere:

1. os planos de expansão da cooperativa;

     2 .  as características dos serviços a serem implantados;

     3 . a necessidade de capital para imobilização e giro.

§ 2º - Eventuais alterações na capacidade de produção do cooperante, posteriores à sua admissão, obrigarão ao reajuste de sua subscrição, respeitados os limites estabelecidos no caput deste artigo.

Nos meus 45 anos de trabalho ajudei a planejar a capitalização de várias cooperativas e a experiência me mostrou alguns índices entre o capital e a movimentação da cooperativa:

    - cooperativa de produtores de leite com certo grau de industrialização – 20% do valor anual de suas operações como capital;

- cooperativa de cafeicultores 8 a 10% do valor anual de suas operações como capital.

Este índice varia conforme a tecnologia a ser aplicada no tratamento dos produtos, é uma sugestão.

Temos sempre, de mostrar ao cooperado que se ele não puser seu dinheiro na cooperativa, ela irá de pegar emprestado e pagara juros, que normalmente, são o dobro do que ele recebe na poupança e mais, ainda, compromete o bom desempenho de sua cooperativa.

 

Existem linhas de crédito especiais para financiar capitalização de cooperativas, com juros, prazo e carência muito bons. Consulte o seu banco e visite o site do Banco Central do Brasil/ crédito rural e Pronaf